Reisekostenabrechnung Software: Wie sich Anbieter von der Masse abheben können

Digitale Reisekostensoftware schont Ressourcen und spart Kosten ein

Die Erstellung der Reisekostenabrechnung ist in vielen Unternehmen mit hohem Aufwand verbunden – für reisende Arbeitnehmer und die Verwaltung. Daher etablieren sich vermehrt Softwareanbieter für Reisekostenabrechnungen online, die mit ihrer Software dazu beitragen, den zeitlichen Aufwand für alle Beteiligten zu reduzieren und dadurch Kosten einzusparen.

In diesem Artikel beleuchten wir, was eine gute digitale Reiseabrechnungs-Software mitbringen muss und wie sich Anbieter dadurch hervortun können.

Definition Reisekostenabrechnung

Bei der Reisekostenabrechnung werden alle Kosten zusammengestellt, die im Rahmen einer geschäftlichen Dienstreise aufgetreten sind. Ziel ist es, die Aufwendungen der Arbeitnehmer bestehend aus den Fahrtkosten, Reisenebenkosten, Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskosten als Spesen zu erstatten.

Reisekostenabrechnung: Traditioneller Weg

Vor allem in kleineren Unternehmen wird die Abrechnung der Dienstreise noch manuell in Excel durchgeführt. Hierzu gibt es einige Excel-Vorlagen, die kostenfrei im Internet heruntergeladen werden können. In die Excel-Datei werden die Reisedaten manuell eingetippt, ausgedruckt und um die gesammelten Papierbelege ergänzt, um es an die Buchhaltung oder einen externen Dienstleister zu senden, der die finale Abrechnung vornimmt. Bei Unvollständigkeit der Unterlagen oder Rückfragen wird dann auf Telefon oder E-Mail zurückgegriffen.
So kann es schnell zu Zeitverzögerungen und einer potenziellen Überschreitung von Periodengrenzen kommen. Der gesamte Prozess der Reisekostenerstattung findet somit auf verschiedenen Ebenen statt, eine Nachvollziehbarkeit zum aktuellen Stand für alle Beteiligten ist schwierig und es kann seine Zeit dauern, bis die Erstattung beim Mitarbeitenden eingeht. Manuelle Vorgänge haben zudem eine erhöhte Fehleranfälligkeit, zumal gerade bei der Reisekostenabrechnung steuerliche Anforderungen und womöglich noch interne Reisekostenrichtlinien erfüllt sein müssen. Dies ist besonders bei Anpassungen der Pauschalen im Ausland schnell passiert.

Reisekostenabrechnung digital

Da viele Unternehmen die Nachteile der manuellen Reisekostenabrechnung in Excel bereits erkannt haben, nutzen sie spezielle Software, die den Prozess in Echtzeit beschleunigt. Beispielhaft kann hier SAP Concur, Lexware, Datev oder Belegmeister genannt werden.

Dieser Prozess startet beim digitalen Belegmanagement, also dem Einscannen und digitalen Verwalten von Papierbelegen wie Rechnungen, Bewirtungsbelegen oder Quittungen. Digitales Belegmanagement bietet zahlreiche Vorteile gegenüber der herkömmlichen Belegverwaltung.

Mit dem Smartphone können die Belege unmittelbar nach Erhalt schnell und unkompliziert eingescannt werden. Die Daten aus den Belegen können dank Texterkennung (Optical Character Recognition – OCR) automatisch erkannt und extrahiert werden. So können sie automatisch per Schnittstelle in die Software übertragen werden und damit die Vorbefüllung des Auslagen-Formulars anstoßen.

Der Mitarbeitende muss lediglich die erkannten Werte überprüfen, zur Not fehlerhafte Angaben korrigieren oder nicht erkannte Werte ergänzen (z.B. den Anlass der Bewirtung, der auf der Rechnung nicht zu entnehmen ist). Damit entfällt die manuelle Dateneingabe, Fehleranfälligkeit wird reduziert und Zeit eingespart. Zudem ist eine erhöhte Sicherheit der Dokumente gegeben, da Mitarbeitende die Belege digital nicht so leicht verlieren können.

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Die digital erfassten Belege lassen sich im nächsten Schritt der Transaktion zuordnen, sodass die Auslage jederzeit nachvollzogen werden kann.

Viele Reisekostenprogramme bieten auch die Überprüfung der erfassten Auslagen mit der hinterlegten Reisekostenrichtlinie und steuerlichen Regeln, sodass die Abrechnung nicht mehrfach zur Korrektur zwischen Mitarbeitenden und Buchhaltung hin- und her gesendet werden muss. Dies spart erneut Zeit und auch Ressourcen in der Buchhaltung.

Auch die abschließende Freigabe der zu erstattenden Kosten kann digital in der Software passieren. So ist nachvollziehbar, wo der Freigabeprozess steht und welche Person im Rahmen der Freigabe gerade in der Verantwortung ist.

Wie Softwarenanbieter sich einen USP erarbeiten

Als Softwareanbieter für Reisekostenabrechnung ist bereits der erste Schritt erfolgt: Es handelt sich um eine digitale Software und die Vorteile gegenüber der herkömmlichen, manuellen Abrechnung sind bereits erkannt.

Damit Sie sich als Softwareanbieter mit ihrer Software von den restlichen Anbietern abheben, sollten Sie direkt zu Beginn des Workflows bereits auf eine einfache Nutzerführung und Vereinfachung für alle Beteiligten achten. Dies wird durch die Berücksichtigung folgender Aspekte ermöglicht:

• Digitale Belegerfassung mittels Smartphone (eigene App)
  Dabei sollte ein hochwertiger Scanner integriert sein, der auch bei schwachen Lichtverhältnissen gute Scanergebnisse erzielt. Auch das automatische Erkennen des Dokumentes mit anschließend automatischem Auslösen und Perspektivkorrektur stellen einen Mehrwertbringer dar. Zudem ist es sinnvoll, dass das Scannen auch offline stattfinden kann und keine Internetverbindung benötigt wird, was gerade im Ausland sinnvoll ist. Für die Reisenden wird bereits der erste Schritt der Abrechnung stark vereinfacht und Daten können dank OCR bestmöglich ausgelesen werden. Neben dem Scannen sollte auch der Import von bereits bestehenden Bildern oder PDFs ermöglicht werden.
• Nutzung der erkannten Daten zur automatischen Vorbefüllung
  Das Digitalisieren der Belege ist ein erster Schritt, um Papierbelege nicht zu verlieren und diese direkt im System zu haben. Neben dem Einscannen ist das automatische Auslesen und Erkennen der Inhalte des Belegs mittels OCR ein weiterer Schritt zur Automatisierung des Prozesses. Sind die Daten einer Bewirtungsrechnung wie bspw. Datum, Gesamtbetrag, Mehrwertsteuer und Ort erkannt, können diese extrahiert und zur automatischen Befüllung des Auslagenformulars genutzt werden. Das erspart dem Mitarbeitenden manuelles Abtippen und reduziert Fehler.

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